Erstkontakt
Neue Interessenten werden begrüßt und mit Basisdaten aufgenommen.
Jetzt startenKI-Sekretariat
KI-Sekretariat für Betriebe, die Telefonannahme strukturieren wollen.
Ein Sekretariat sorgt dafür, dass Anrufe nicht verloren gehen, Informationen vollständig sind und Rückrufe vorbereitet werden. Callerino bildet nicht jede menschliche Sekretariatsaufgabe ab, übernimmt aber die wiederkehrende Erstannahme: begrüßen, Anliegen verstehen, Daten aufnehmen, Zusammenfassung liefern.
Frontdesk · digitale ErstannahmeTeam · weniger UnterbrechungenFokus · Rückrufe besser vorbereitet
Das übernimmt Callerino
Digitales Sekretariat ohne komplexes Projekt
Callerino eignet sich für Unternehmen, die keine Vollzeitkraft am Telefon haben, aber professioneller erreichbar sein möchten. Der Agent nimmt Standardanfragen auf und leitet strukturierte Informationen weiter. Er kann höflich erklären, dass kein Mensch verfügbar ist, und trotzdem dafür sorgen, dass die Person am Telefon abgeholt wird. Wichtig ist die klare Grenze: Callerino organisiert den ersten Kontakt, aber führt keine vertraulichen Verhandlungen, entscheidet nicht über Zusagen und ersetzt keine persönliche Assistenz bei komplexen Einzelfällen. Genau dadurch bleibt der Einsatz kontrollierbar und für kleine Teams schnell verständlich.
Bestandskunde
Der Agent fragt, ob bereits Kontakt bestand und ob es einen Ansprechpartner gibt.
Rückruf und Nachricht
Kurze Anliegen werden ohne überflüssige Schleifen festgehalten.
FAQ
Sichere Informationen aus dem Firmenwissen können beantwortet werden.
Setup in wenigen Minuten
In 4 Schritten ans Telefon
Agent auswählen
Passenden Telefonagenten aus der Bibliothek wählen und mit der eigenen Branche starten.
Regeln hinterlegen
Firmenwissen, Begrüßung, Rückrufregeln und E-Mail-Adresse sauber eintragen.
Rufnummer verbinden
Bestehende Telefonnummer per Rufweiterleitung auf die Callerino-Nummer leiten.
Anruf auswerten
Testanruf durchführen und prüfen, ob Zusammenfassung und Rückrufdaten passen.
Einsatzbereiche
Typische Anrufe, bei denen Callerino hilft.
Erstkontakt
Neue Interessenten werden begrüßt und mit Basisdaten aufgenommen.
Bestandskunde
Der Agent fragt, ob bereits Kontakt bestand und ob es einen Ansprechpartner gibt.
Rückruf und Nachricht
Kurze Anliegen werden ohne überflüssige Schleifen festgehalten.
FAQ
Sichere Informationen aus dem Firmenwissen können beantwortet werden.
Beschwerde
Probleme werden ruhig aufgenommen und zur Rückmeldung vorbereitet.
Überlauf
Bei Stoßzeiten kann Callerino statt Besetztzeichen oder Mailbox übernehmen.
Konkreter Unterschied
Kein leerer Baukasten. Ein vorbereiteter digitaler Kollege.
„Herr Brandt ruft als Bestandskunde an und möchte Frau Sommer sprechen. Es geht um eine Rückfrage zum Angebot von letzter Woche. Telefonnummer wurde bestätigt, Rückruf am Nachmittag bevorzugt.“ Das Team sieht auf einen Blick, wer zuständig sein könnte und worum es geht.
Klassischer Voice-AI-Baukasten
Das Team entscheidet spontan, wer ans Telefon geht.
Notizen entstehen in E-Mails, Zetteln und Chatnachrichten.
Ein externes Sekretariat muss aufwendig eingearbeitet werden.
Der fertige Agent
CallerinoCallerino übernimmt die Erstannahme nach festen Regeln.
Anrufe werden als strukturierte Datensätze sichtbar.
Der Agent nutzt hinterlegtes Firmenwissen und klare Grenzen.
Datenschutz & Kontrolle
Sie bestimmen, was der Telefonagent abfragt.
Callerino ist dafür gedacht, Anrufe zu strukturieren und Rückrufinformationen aufzubereiten. Der Agent soll keine sensiblen Sonderdaten erfinden, keine verbindlichen Zusagen machen und keine Daten unnötig sammeln. In der Praxis werden Name, Rückrufnummer, Anliegen und die fallbezogenen Angaben aufgenommen, die für eine sinnvolle Rückmeldung gebraucht werden. Die Auswertung wird im Dashboard und je nach Einstellung per E-Mail bereitgestellt. Wichtig ist außerdem die Trennung zwischen Gesprächsinhalt und Marketingmessung: Namen, Telefonnummern und konkrete Anliegen werden nicht als Analytics-Parameter verschickt. Für Werbe- und Analysezuordnung gilt weiterhin die Cookie-Auswahl der Besuchenden; ohne passenden Consent werden keine Marketing-Klickkennungen weitergegeben. Wenn ein Anruf fachlich unsicher ist, soll der Agent keine Antwort erfinden, sondern die Rückmeldung durch einen Menschen vorbereiten.
Einrichtung
Per Rufweiterleitung an die bestehende Nummer anbinden.
Die Einrichtung läuft bewusst ohne Telefonanlagen-Projekt. Sie wählen einen vorbereiteten Agenten, geben Firmenwissen, Öffnungszeiten, Rückrufregeln und E-Mail-Adresse ein und testen den Agenten. Danach wird die bestehende Rufnummer per Rufweiterleitung auf die Callerino-Nummer geleitet. Das kann meist über GSM-Steuercodes, eine Telefonanlagen-Regel oder den Provider erfolgen. Die bisherige Telefonnummer bleibt nach außen gleich; Callerino nimmt nur die Anrufe an, die weitergeleitet werden. Vor dem produktiven Start sollte immer ein Testanruf von außen erfolgen: Kommt der Anruf beim Agenten an, wird die richtige Begrüßung genutzt, landet die Zusammenfassung an der richtigen E-Mail-Adresse und ist die Rückrufnummer korrekt? Erst wenn dieser Ablauf stimmt, sollte die Weiterleitung dauerhaft aktiv bleiben.
Tarife
Ab 59 EUR starten, Professional als stabiler Standard.
Der Einstieg beginnt mit dem Starter-Tarif ab 59 EUR pro Monat. Das ist sinnvoll, wenn ein kleiner Betrieb vor allem verpasste Anrufe auffangen, Rückrufbitten ordnen und die Agentenbibliothek testen möchte. Für Teams mit regelmäßigem Anrufvolumen ist Professional der realistischere Standard, weil mehr Minuten und mehr operativer Spielraum vorhanden sind. Entscheidend ist nicht, jeden Anruf zu automatisieren, sondern die wiederkehrenden Telefonmomente zuverlässig abzufangen. Der Tarif sollte deshalb nach tatsächlichem Anrufvolumen und operativer Bedeutung gewählt werden: Wer nur gelegentlich Überlauf braucht, startet kleiner; wer täglich Rückruflisten erzeugt, sollte den Telefonagenten wie einen festen Teil des Empfangs behandeln.
Für Teams
Professional, wenn Telefon täglich operativ wichtig ist.
Professional passt besonders dann, wenn täglich mehrere Anrufe eingehen, wenn Rückrufnotizen im Team verteilt werden oder wenn der Agent dauerhaft außerhalb von Stoßzeiten, Pausen und Öffnungszeiten erreichbar sein soll. Der Tarif ersetzt kein spezialisiertes Fachsystem, kann aber die Telefonannahme so weit strukturieren, dass Mitarbeitende mit klaren Informationen zurückrufen.
Fragen & Antworten
Häufig gestellte Fragen
Ist ein KI-Sekretariat ein Ersatz für eine Assistenz?
Nein, nicht vollständig. Callerino übernimmt strukturierte Erstannahme und Rückrufvorbereitung, nicht komplexe Assistenzarbeit.
Kann das KI-Sekretariat einen Ansprechpartner erfassen?
Ja. Wenn ein Anrufer jemanden im Haus erreichen möchte, kann der Agent das aufnehmen.
Kann Callerino allgemeine Fragen beantworten?
Ja, wenn die Antwort im Firmenwissen hinterlegt ist. Unsichere Fragen werden zur Rückmeldung aufgenommen.
Wie startet man?
Agent auswählen, Firmenwissen ergänzen, E-Mail und Weiterleitung einrichten, Testanruf durchführen.
Für welche Branchen passt das?
Für Betriebe mit wiederkehrenden Anrufen, etwa Handwerk, Praxis, Kanzlei, Verwaltung, Autohaus oder Beratung.
Was kostet es?
Der Einstieg beginnt ab 59 EUR pro Monat; Professional ist für regelmäßige Telefonannahme der bessere Standard.
Schnell testen
Bereit für die Zukunft des Telefonierens?
Wählen Sie einen vorbereiteten Agenten, hinterlegen Sie Ihre Regeln und testen Sie den ersten Anruf in Ruhe.