Mängelmeldung
Der Agent fragt nach vollständiger Objektadresse, Art des Mangels, betroffener Einheit und seit wann das Problem besteht.
Hausverwaltung
Telefonassistent für Hausverwaltungen mit vielen Mängelmeldungen.
Hausverwaltungen erhalten viele Anrufe, die ohne Struktur schwer zu bearbeiten sind: Mängel, Schäden, Rückfragen zu Objekten, Eigentümeranliegen oder Beschwerden. Callerino kann solche Anrufe aufnehmen und konsequent nach Objektadresse, Rückrufdaten und Beschreibung fragen. Das ersetzt kein Ticketsystem, macht die erste Meldung aber verwertbarer.
Objekt · Adresse vollständig erfassenMangel · Schaden sauber beschreibenRückruf · Kontakt und Rolle sichern
Das übernimmt Callerino
Mängelmeldungen werden nur brauchbar, wenn die Adresse vollständig ist
Bei Hausverwaltungen ist die wichtigste Information oft nicht nur das Anliegen, sondern das Objekt: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Callerino kann darauf achten, dass diese Adresse vollständig aufgenommen wird. Zusätzlich werden Rolle der anrufenden Person, Erreichbarkeit und eine kurze Beschreibung des Problems erfasst.
Akuter Schaden
Wasserschaden, Stromausfall im Haus oder andere dringende Probleme werden als akut markiert.
Eigentümer- oder Mieteranfrage
Callerino nimmt auf, welche Rolle die Person hat und zu welchem Objekt die Anfrage gehört.
Bestehender Vorgang
Falls bekannt, kann nach Vorgangsnummer, Ansprechpartner oder bisherigem Schriftwechsel gefragt werden.
Setup in wenigen Minuten
In 4 Schritten ans Telefon
Agent auswählen
Passenden Telefonagenten aus der Bibliothek wählen und mit der eigenen Branche starten.
Regeln hinterlegen
Firmenwissen, Begrüßung, Rückrufregeln und E-Mail-Adresse sauber eintragen.
Rufnummer verbinden
Bestehende Telefonnummer per Rufweiterleitung auf die Callerino-Nummer leiten.
Anruf auswerten
Testanruf durchführen und prüfen, ob Zusammenfassung und Rückrufdaten passen.
Einsatzbereiche
Typische Anrufe, bei denen Callerino hilft.
Mängelmeldung
Der Agent fragt nach vollständiger Objektadresse, Art des Mangels, betroffener Einheit und seit wann das Problem besteht.
Akuter Schaden
Wasserschaden, Stromausfall im Haus oder andere dringende Probleme werden als akut markiert.
Eigentümer- oder Mieteranfrage
Callerino nimmt auf, welche Rolle die Person hat und zu welchem Objekt die Anfrage gehört.
Bestehender Vorgang
Falls bekannt, kann nach Vorgangsnummer, Ansprechpartner oder bisherigem Schriftwechsel gefragt werden.
Beschwerde
Lärm, Nachbarschaft oder Verwaltungskritik werden sachlich aufgenommen.
Nachricht an die Verwaltung
Kurze Mitteilungen werden direkt zusammengefasst und weitergegeben.
Konkreter Unterschied
Kein leerer Baukasten. Ein vorbereiteter digitaler Kollege.
„Mieterin Frau Keller meldet Schimmel im Schlafzimmer, Objekt Lindenweg 8, 44135 Dortmund, Wohnung 2. OG links. Problem besteht seit etwa drei Wochen, Fotos liegen vor. Rückrufnummer bestätigt. Sie bittet um Rückmeldung zur weiteren Vorgehensweise.“
Klassischer Voice-AI-Baukasten
Mängelmeldungen kommen ohne Objektadresse an.
Das Team muss zurückrufen, um Basisdaten zu klären.
Akute Schäden gehen zwischen normalen Rückfragen unter.
Der fertige Agent
CallerinoCallerino prüft Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
Die erste Bearbeitung startet mit verwertbarer Beschreibung.
Dringende Hinweise werden im Text deutlich sichtbar.
Datenschutz & Kontrolle
Sie bestimmen, was der Telefonagent abfragt.
Callerino ist dafür gedacht, Anrufe zu strukturieren und Rückrufinformationen aufzubereiten. Der Agent soll keine sensiblen Sonderdaten erfinden, keine verbindlichen Zusagen machen und keine Daten unnötig sammeln. In der Praxis werden Name, Rückrufnummer, Anliegen und die fallbezogenen Angaben aufgenommen, die für eine sinnvolle Rückmeldung gebraucht werden. Die Auswertung wird im Dashboard und je nach Einstellung per E-Mail bereitgestellt. Wichtig ist außerdem die Trennung zwischen Gesprächsinhalt und Marketingmessung: Namen, Telefonnummern und konkrete Anliegen werden nicht als Analytics-Parameter verschickt. Für Werbe- und Analysezuordnung gilt weiterhin die Cookie-Auswahl der Besuchenden; ohne passenden Consent werden keine Marketing-Klickkennungen weitergegeben. Wenn ein Anruf fachlich unsicher ist, soll der Agent keine Antwort erfinden, sondern die Rückmeldung durch einen Menschen vorbereiten.
Einrichtung
Per Rufweiterleitung an die bestehende Nummer anbinden.
Die Einrichtung läuft bewusst ohne Telefonanlagen-Projekt. Sie wählen einen vorbereiteten Agenten, geben Firmenwissen, Öffnungszeiten, Rückrufregeln und E-Mail-Adresse ein und testen den Agenten. Danach wird die bestehende Rufnummer per Rufweiterleitung auf die Callerino-Nummer geleitet. Das kann meist über GSM-Steuercodes, eine Telefonanlagen-Regel oder den Provider erfolgen. Die bisherige Telefonnummer bleibt nach außen gleich; Callerino nimmt nur die Anrufe an, die weitergeleitet werden. Vor dem produktiven Start sollte immer ein Testanruf von außen erfolgen: Kommt der Anruf beim Agenten an, wird die richtige Begrüßung genutzt, landet die Zusammenfassung an der richtigen E-Mail-Adresse und ist die Rückrufnummer korrekt? Erst wenn dieser Ablauf stimmt, sollte die Weiterleitung dauerhaft aktiv bleiben.
Preisanker
Ab 59 EUR starten, Professional als stabiler Standard.
Der Einstieg beginnt mit dem Starter-Tarif ab 59 EUR pro Monat. Das ist sinnvoll, wenn ein kleiner Betrieb vor allem verpasste Anrufe auffangen, Rückrufbitten ordnen und die Agentenbibliothek testen möchte. Für Teams mit regelmäßigem Anrufvolumen ist Professional der realistischere Standard, weil mehr Minuten und mehr operativer Spielraum vorhanden sind. Entscheidend ist nicht, jeden Anruf zu automatisieren, sondern die wiederkehrenden Telefonmomente zuverlässig abzufangen. Der Tarif sollte deshalb nach tatsächlichem Anrufvolumen und operativer Bedeutung gewählt werden: Wer nur gelegentlich Überlauf braucht, startet kleiner; wer täglich Rückruflisten erzeugt, sollte den Telefonagenten wie einen festen Teil des Empfangs behandeln.
Für Teams
Professional, wenn Telefon täglich operativ wichtig ist.
Professional passt besonders dann, wenn täglich mehrere Anrufe eingehen, wenn Rückrufnotizen im Team verteilt werden oder wenn der Agent dauerhaft außerhalb von Stoßzeiten, Pausen und Öffnungszeiten erreichbar sein soll. Der Tarif ersetzt kein spezialisiertes Fachsystem, kann aber die Telefonannahme so weit strukturieren, dass Mitarbeitende mit klaren Informationen zurückrufen.
Fragen & Antworten
Häufig gestellte Fragen
Kann Callerino ein Ticketsystem ersetzen?
Nein. Callerino nimmt Anrufe strukturiert auf. Die Weiterverarbeitung in einem Ticketsystem ist ein separater Prozess.
Welche Daten sind bei Hausverwaltungen wichtig?
Vollständige Objektadresse, Rolle der anrufenden Person, Rückrufnummer, Beschreibung des Problems und Dringlichkeit.
Kann der Agent Mängelmeldungen aufnehmen?
Ja. Genau dafür eignet sich ein Telefonassistent für Hausverwaltungen besonders gut.
Was passiert bei akuten Schäden?
Der Agent kann den Schaden als akut markieren und je nach Einrichtung auf eine Weiterleitung oder schnelle Rückmeldung hinweisen.
Kann Callerino Eigentümer und Mieter unterscheiden?
Ja, wenn der Agent danach fragt und die Information im Gespräch genannt wird.
Wie wird die Hausverwaltung informiert?
Die Zusammenfassung steht im Dashboard und kann per E-Mail an die hinterlegte Adresse gehen.
Schnell testen
Bereit für die Zukunft des Telefonierens?
Wählen Sie einen vorbereiteten Agenten, hinterlegen Sie Ihre Regeln und testen Sie den ersten Anruf in Ruhe.