Mängelmeldung
Der Agent fragt nach vollständiger Objektadresse, Art des Mangels, betroffener Einheit und seit wann das Problem besteht.
Hausverwaltung
Telefonassistent für Hausverwaltungen
Callerino nimmt Mängelmeldungen und Rückrufbitten entgegen. Der Agent erfasst Objektadresse, Einheit, Rolle, Beschreibung und Rückrufnummer. Ihre Verwaltung entscheidet über die weitere Bearbeitung.
ObjektAdresse und Einheit erfassen
AnliegenMangel oder Rückfrage einordnen
KontaktRolle und Rückrufnummer aufnehmen
Im Arbeitsalltag
Mängelmeldungen mit klarer Objektzuordnung
Bei Mängeln und Schäden braucht die Verwaltung zuerst eine eindeutige Objektadresse. Callerino fragt außerdem nach Einheit, Rolle der anrufenden Person, Erreichbarkeit und einer kurzen Beschreibung. Damit kann Ihr Team die Meldung zuordnen, ohne die Basisdaten erneut abzufragen.
Dringender Schaden
Wasserschaden, Stromausfall im Haus oder andere dringende Hinweise werden in der Notiz gekennzeichnet. Die Verwaltung legt den weiteren Ablauf fest.
Eigentümer- oder Mieteranfrage
Callerino nimmt auf, welche Rolle die Person hat und zu welchem Objekt die Anfrage gehört.
Bestehender Vorgang
Falls bekannt, kann nach Vorgangsnummer, Ansprechpartner oder bisherigem Schriftwechsel gefragt werden.
Beschwerde
Hinweise zu Lärm, Nachbarschaft oder Verwaltung werden sachlich aufgenommen.
Nachricht an die Verwaltung
Kurze Mitteilungen werden zusammengefasst und an das zuständige Team übergeben.
Einrichtung
In 4 Schritten zur strukturierten Mängelmeldung
- 01
Agent auswählen
Passenden Telefonagenten aus der Bibliothek wählen.
- 02
Regeln hinterlegen
Öffnungszeiten, Begrüßung, Rückrufregeln und Ziel-E-Mail eintragen.
- 03
Rufnummer verbinden
Bestehende Nummer per Rufweiterleitung mit Callerino verbinden.
- 04
Testanruf prüfen
Einmal anrufen und prüfen, ob Begrüßung und Notiz verständlich sind.
Vorher und nachher
Objekt, Rolle und Anliegen in einer gemeinsamen Mängelnotiz.
Ohne vorbereitete AnnahmeMit Callerino
BisherMängelmeldungen kommen ohne eindeutige Objektadresse an.
Mit CallerinoCallerino fragt Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Einheit ab.
BisherDas Team muss zurückrufen, um Basisdaten zu klären.
Mit CallerinoDie Notiz enthält Rolle, Rückrufnummer und Beschreibung des Anliegens.
BisherDringende Schäden gehen zwischen normalen Rückfragen unter.
Mit CallerinoHinweise auf Dringlichkeit sind in der Notiz sichtbar.
Ihre Regeln. Ihr Team.
Sie legen fest, welche Objekt- und Mängeldaten der Agent erfasst.
Sie legen fest, welche Angaben der Agent erfasst. Üblich sind Name, Rückrufnummer, Anliegen und die für den jeweiligen Fall nötigen Details. Wo eine fachliche oder rechtliche Entscheidung erforderlich ist, kündigt der Agent einen Rückruf an. Personenbezogene Gesprächsinhalte werden nicht an Analytics übermittelt.
Einrichtung und Übergabe
Sie wählen einen Agenten und hinterlegen Begrüßung, Öffnungszeiten, Firmenwissen, Rückrufregeln und Ziel-E-Mail. Anschließend verbinden Sie Ihre bestehende Nummer per Rufweiterleitung. Vor dem produktiven Einsatz prüfen Sie Begrüßung, Gesprächsverlauf und Rückrufnotiz mit Testanrufen.
Tarife und Nutzung
Der Starter-Tarif beginnt bei 59 € pro Monat und eignet sich für einen begrenzten Anrufumfang. Für regelmäßige Nutzung und die Zusammenarbeit im Team ist Professional vorgesehen. Welcher Tarif passt, hängt vor allem von Anrufvolumen, gewünschten Übergaben und dem Umfang der hinterlegten Regeln ab.
Tarife ansehenZusammenarbeit im Team
Professional richtet sich an Teams, die den Agenten täglich nutzen und Rückrufnotizen an mehrere Mitarbeitende verteilen. Fachliche Entscheidungen bleiben in Ihren bestehenden Systemen und bei Ihrem Team. Callerino übernimmt die Anrufannahme und strukturiert die Übergabe.
Gut zu wissen
Ihre Fragen zu Callerino.
Kann Callerino ein Ticketsystem ersetzen?
Nein. Callerino nimmt Anrufe strukturiert auf. Die Weiterverarbeitung in einem Ticketsystem ist ein separater Prozess.
Welche Daten sind bei Hausverwaltungen wichtig?
Typisch sind Objektadresse, Einheit, Rolle der anrufenden Person, Rückrufnummer, Beschreibung und ein Hinweis zur Dringlichkeit.
Kann ein KI-Telefonassistent Mängel für eine Hausverwaltung aufnehmen?
Ja. Callerino kann Objektadresse, Rolle, Rückrufnummer und eine kurze Beschreibung erfassen. Die fachliche Bearbeitung bleibt bei der Hausverwaltung.
Was passiert bei dringenden Schäden?
Der Agent kann Hinweise auf Dringlichkeit in der Notiz kennzeichnen und nach den Regeln der Verwaltung auf Weiterleitung oder Rückmeldung hinweisen.
Kann Callerino Eigentümer und Mieter unterscheiden?
Ja, wenn der Agent danach fragt und die Information im Gespräch genannt wird.
Wie wird die Hausverwaltung informiert?
Die Zusammenfassung steht im Dashboard und kann per E-Mail an die hinterlegte Adresse gehen.
Ihr nächster Schritt
So könnte Ihr nächster Anruf aussehen.
Wir zeigen Ihnen den Telefonagenten an Ihrem Anwendungsfall. Sie prüfen, ob Gespräch und Übergabe zu Ihrem Betrieb passen.